Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Vertragsgegenstand

1.1 Geltungsbereich. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB" genannt) regeln die Vertragsbeziehung zwischen der ciSio GmbH, Amtsgerichtstraße 6-8, 94209 Regen, Deutschland (nachfolgend „ciSio" genannt), und Ihnen als unserem Kunden (nachfolgend „Kunde" genannt) für die Nutzung des von uns bereitgestellten ciSio Listeners.

1.2 Abweichungen. Treffen die Parteien Vereinbarungen, die von diesen AGB abweichen, so haben diese Vereinbarungen Vorrang vor den Bestimmungen dieser AGB. Für ihre Wirksamkeit müssen abweichende Vereinbarungen schriftlich vorliegen und von beiden Parteien unterzeichnet sein, oder über das Self-Service Portal von ciSio abgeschlossen werden, oder per E-Mail als Teil der Lizenzerwerbung kommuniziert werden.

§ 2 Leistungsbeschreibung

2.1 ciSio Listener. ciSio gewährt dem Kunden Zugang zum ciSio Listener, einer KI-gestützten Lösung zur automatischen Transkription und Zusammenfassung von therapeutischen Patientengesprächen. Der ciSio Listener erfasst Gespräche zwischen Therapeuten und Patienten, wandelt diese automatisch in Text um und erstellt auf Basis der Transkription eine strukturierte Zusammenfassung zur Unterstützung der therapeutischen Dokumentation. Die Lösung bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche in Deutsch und Englisch und kann über APIs in bestehende Praxissoftware integriert werden. Sie wird in der Schweiz gehostet und eignet sich daher besonders für Einrichtungen, die mit sensiblen Gesundheitsdaten umgehen. Der ciSio Listener wird als Cloud-Lösung bereitgestellt und kann je nach Paket, das zwischen dem Kunden und ciSio vereinbart wird, durch Desktop- und/oder Mobile-Apps ergänzt werden.

2.2 Testphase. ciSio kann dem Kunden für einen begrenzten Zeitraum einen Test-Zugang gewähren („Testphase"). Der Kunde kann selbst entscheiden, ob er davon Gebrauch machen möchte oder nicht. Während der Testphase fallen keine zusätzlichen Gebühren an. Nach Ablauf der Testphase kann der Kunde entscheiden, ob er die Funktionalität des ciSio Listeners zum jeweils gültigen Preis erwerben möchte. Sollte dies nicht der Fall sein, wird ciSio den Zugang sperren.

2.3 Neue Funktionalitäten und wesentliche Änderungen. ciSio wird den ciSio Listener kontinuierlich warten und erweitern. Wartung und kleinere Änderungen sind in den Nutzungsgebühren enthalten. Unter der Voraussetzung, dass ciSio die bestehenden Funktionalitäten und Merkmale des ciSio Listeners während der Laufzeit nicht wesentlich verringert, kann der ciSio Listener Gegenstand von Updates und Upgrades sein (regelmässige Produktaktualisierungen, Wartungen, Updates auf der Grundlage des Kundenfeedbacks). Für neue Funktionalitäten und wesentliche Änderungen können zusätzliche Gebühren anfallen. In diesen Fällen wird ciSio eine Funktionsbeschreibung und einen Preis zur Verfügung stellen. Der Kunde kann entscheiden, ob er die zusätzliche Funktionalität erwerben oder beim ursprünglichen Paket bleiben möchte.

2.4 Hinweis zum therapeutischen Verwendungszweck. Der Kunde nimmt zur Kenntnis und erklärt sich damit einverstanden, dass der ciSio Listener ausschliesslich als Hilfsmittel zur Dokumentation therapeutischer Gespräche bestimmt ist. Der ciSio Listener trifft keine Diagnose- oder Behandlungsentscheidungen und ersetzt nicht die fachliche Beurteilung durch eine qualifizierte Fachkraft. Die vom ciSio Listener erzeugten Transkriptionen und Zusammenfassungen dienen der Unterstützung der therapeutischen Dokumentation und der Reduktion administrativer Aufwände. Der Kunde ist verpflichtet, alle erzeugten Transkriptionen und Zusammenfassungen vor ihrer Verwendung auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen; sie dürfen nicht ohne fachkundige Überprüfung als alleinige Grundlage für therapeutische oder medizinische Entscheidungen herangezogen werden. Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, dass die Nutzung des ciSio Listeners allen branchenspezifischen Vorschriften entspricht, einschliesslich solcher, die medizinische und therapeutische Dienstleistungen sowie den Datenschutz bei Gesundheitsdaten betreffen.

§ 3 Laufzeit, Kündigung und Zahlungsbedingungen

3.1 Selbstregistrierung. Der Kunde kann den Service basierend auf den Standardangeboten auf unserer Website durch Selbstregistrierung erwerben. In diesem Fall gelten die im Standardangebot angegebenen Laufzeit- und Verlängerungsbedingungen. Sofern nichts anderes vereinbart ist, beträgt bei monatlicher Abrechnung die Lizenzdauer jeweils einen (1) Kalendermonat; bei jährlicher Abrechnung zwölf (12) Monate. Das Abonnement verlängert sich jeweils automatisch um den gleichen Zeitraum, sofern es nicht gemäss Ziffer 3.3 gekündigt wird.

3.2 Bestellung (Bestellformular). Der Kunde kann auch eine von ciSio unterbreitete Bestellung annehmen. In diesem Fall gelten die in der Bestellung festgelegten Lizenzdauer sowie Abrechnungs- und Verlängerungsbedingungen.

3.3 Ordentliche Kündigung. Jede Partei kann das Abonnement jederzeit kündigen. Die Kündigung wird zum Ende der Lizenzdauer wirksam. Die Kündigung erfolgt über den ciSio Listener (sofern dem Kunden zur Verfügung gestellt) oder durch Kontaktaufnahme mit dem ciSio-Kundensupport. Bereits bezahlte Gebühren werden nicht erstattet.

3.4 Zahlung. Der Kunde ist verpflichtet, die anfallenden Gebühren mit den von ciSio bereitgestellten Zahlungsmethoden zu begleichen. Die Standardzahlungsmethode ist per Kreditkarte. ciSio kann je nach Fall eine andere Methode anbieten. Erfolgt die Zahlung nicht zum Zeitpunkt der Registrierung (z. B. per Kreditkarte), hat der Kunde die anfallenden Gebühren innerhalb von vierzehn (14) Tagen nach Erhalt der Rechnung zu begleichen. Kommt der Kunde dieser Verpflichtung nicht nach, ist ciSio berechtigt, den Service bis zur Bezahlung der Gebühren zu sperren. Dies entbindet den Kunden jedoch nicht von der Zahlung der Gebühren für den gesamten Zeitraum.

3.5 Kündigung aus wichtigem Grund. Eine vorzeitige Kündigung ist nur aus wichtigem Grund zulässig. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere dann vor, wenn eine Partei wesentliche Pflichten aus dieser Vereinbarung verletzt. Die Nichtverfügbarkeit des Dienstes innerhalb des vereinbarten Service Level Agreements (SLA) gilt ausdrücklich nicht als wichtiger Grund.

§ 4 Nutzungsrechte und geistiges Eigentum

4.1 Umfang der Nutzungsrechte. ciSio gewährt dem Kunden ein nicht ausschliessliches, nicht übertragbares Recht, auf den ciSio Listener, die dazugehörige Dokumentation und alle von ciSio während der Vertragslaufzeit herausgegebenen Updates zuzugreifen, ihn zu nutzen und den Nutzern (gemäss Ziffer 4.2) den Zugriff darauf zu ermöglichen.

4.2 Nutzerdefinition. „Nutzer" bezeichnet die Mitarbeitenden des Kunden und der verbundenen Unternehmen des Kunden sowie Dritte, die anhand ihres Namens und ihrer E-Mail-Adresse identifiziert werden können und denen Zugriffsrechte auf den ciSio Listener gewährt wurden.

4.3 Geistiges Eigentum an dem ciSio Listener. Sämtliche Rechte am ciSio Listener, einschliesslich Software, Algorithmen, Modellen, Dokumentation und Marken, verbleiben bei ciSio. Der Kunde erwirbt durch diese AGB keine Eigentumsrechte am ciSio Listener.

4.4 Geistiges Eigentum an Kundeninhalten. Inhalte, die der Kunde mit dem ciSio Listener erstellt oder erzeugt – insbesondere Transkriptionen und Gesprächszusammenfassungen –, gehören dem Kunden. ciSio erhebt keinerlei Anspruch auf das geistige Eigentum an den durch Nutzung des ciSio Listeners erzeugten Dokumenten, Texten oder sonstigen Inhalten. Eingaben des Kunden (einschliesslich Sprachaufnahmen) fliessen nicht in das Spracherkennungs- oder Zusammenfassungsmodell zurück und werden nicht für dessen Weiterentwicklung genutzt. Die mit dem ciSio Listener erstellten Inhalte dürfen vom Kunden uneingeschränkt als eigene Arbeitsprodukte verwendet, intern verteilt und – vorbehaltlich datenschutzrechtlicher Vorgaben – extern weitergegeben werden. Verwendet der Kunde Aufnahmen oder Dokumente Dritter als Eingabe, liegt es in seiner Verantwortung, über die erforderlichen Nutzungsrechte an diesen Ursprungsmaterialien zu verfügen.

§ 5 Allgemeine Pflichten des Kunden

5.1 Internetzugang. Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass er über einen Internetzugang verfügt, um den ciSio Listener nutzen zu können.

5.2 Nutzung. Der Kunde darf den ciSio Listener nicht für illegale oder unmoralische Aktivitäten, Transaktionen oder Zwecke verwenden, die gegen geistige Eigentumsrechte, geltende Gesetze und Vorschriften oder individuelle Rechte verstossen. Für die Beurteilung der Rechtswidrigkeit ist deutsches Recht sowie das Recht des Landes des Kunden massgebend. Andere relevante Gesetze können ebenfalls anwendbar sein.

5.3 Mitwirkung. Der Kunde ist verpflichtet, ciSio alle notwendigen Informationen und Daten zur Verfügung zu stellen einschliesslich Kontakt- und Rechnungsinformationen, um die ordnungsgemässe Erbringung des Dienstes zu ermöglichen.

5.4 Altersgrenze für Endnutzer. Der Kunde stellt sicher, dass sämtliche Endnutzer des ciSio Listeners volljährig sind. Im Falle der Nutzung durch natürliche Personen im Rahmen eines direkten Vertragsverhältnisses mit ciSio (z. B. über das Self-Service-Portal) versichert der Kunde, dass er selbst volljährig ist. Eine Nutzung des ciSio Listeners durch Minderjährige ist unzulässig. ciSio behält sich das Recht vor, Altersnachweise anzufordern und bei Verstoss gegen diese Regelung den Zugang zum ciSio Listener zu sperren.

§ 6 Einwilligungen, Rechtsgrundlagen und Freistellung

6.1 Rechtsgrundlage. Der Kunde garantiert, vor der Aufnahme, Übermittlung oder sonstigen Verarbeitung personenbezogener Daten – insbesondere von Gesundheitsdaten i. S. v. Art. 9 DSGVO bzw. besonders schützenswerten Personendaten i. S. v. Art. 5 lit. c CH-DSG oder Geheimnissen i. S. v. Art. 321 StGB – im Rahmen des ciSio Listeners eine gültige Rechtsgrundlage (z. B. gesetzliche Ermächtigung oder wirksame Patienteneinwilligung) eingeholt zu haben und diese während der gesamten Vertragsdauer aufrechtzuerhalten.

6.2 Nachweis und Dokumentation. Der Kunde dokumentiert die zugrunde liegenden Einwilligungen bzw. Rechtsgrundlagen und stellt ciSio auf Anfrage innerhalb von fünf (5) Arbeitstagen geeignete Nachweise zur Verfügung.

6.3 Widerrufe & Aktualisierungen. Der Kunde überwacht Widerrufe oder Einschränkungen von Einwilligungen sowie sonstige Änderungen der Rechtsgrundlagen und setzt deren Auswirkungen auf die Datenverarbeitung unverzüglich um; ciSio ist hierüber ohne schuldhafte Verzögerung zu informieren.

§ 7 Vertraulichkeit

7.1 Vertrauliche Informationen. „Vertrauliche Informationen" bezeichnen sämtliche nicht öffentlich zugänglichen Informationen, die eine Partei (nachfolgend „offenlegende Partei") der anderen Partei (nachfolgend „empfangende Partei") im Zusammenhang mit diesem Vertrag offenlegt oder zugänglich macht. Dies umfasst insbesondere Geschäftsgeheimnisse, Know-how, technische Informationen, Produkt- und Lösungsdetails, Algorithmen, Quellcode, Geschäftsstrategien, Kunden- und Lieferanteninformationen, Finanz- und Preisdaten, Vertragsbedingungen sowie sonstige kaufmännische oder organisatorische Informationen. Vertrauliche Informationen können schriftlich, elektronisch, mündlich oder in sonstiger Form übermittelt werden. Mündlich oder visuell offengelegte Informationen gelten als vertraulich, sofern sie ihrer Natur nach üblicherweise als vertraulich einzustufen sind.

7.2 Geheimhaltungspflicht. Die empfangende Partei verpflichtet sich, vertrauliche Informationen der offenlegenden Partei streng vertraulich zu behandeln und mindestens mit derselben Sorgfalt zu schützen, die sie auf ihre eigenen vertraulichen Informationen anwendet, mindestens jedoch mit angemessener Sorgfalt. Die empfangende Partei darf vertrauliche Informationen ausschliesslich für die Zwecke dieses Vertrages verwenden und nur solchen Mitarbeitenden, Organen oder vertraglich gebundenen Beratern zugänglich machen, die diese zur Erfüllung des Vertragszwecks benötigen und ihrerseits einer mindestens gleichwertigen Vertraulichkeitspflicht unterliegen.

7.3 Ausnahmen. Die Geheimhaltungspflicht gemäss Ziffer 7.2 gilt nicht für Informationen, die:

• (a) zum Zeitpunkt der Offenlegung bereits öffentlich bekannt waren oder danach ohne Verschulden der empfangenden Partei öffentlich bekannt werden;
• (b) der empfangenden Partei nachweislich bereits vor der Offenlegung durch die offenlegende Partei ohne Vertraulichkeitsverpflichtung bekannt waren;
• (c) die empfangende Partei rechtmässig und ohne Vertraulichkeitsverpflichtung von einem Dritten erhalten hat, der seinerseits nicht zur Geheimhaltung verpflichtet war;
• (d) von der empfangenden Partei unabhängig und ohne Rückgriff auf vertrauliche Informationen der offenlegenden Partei entwickelt wurden; oder
• (e) aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung, einer behördlichen oder gerichtlichen Anordnung offengelegt werden müssen, wobei die empfangende Partei die offenlegende Partei – soweit rechtlich zulässig – vorab unverzüglich über die Offenlegungspflicht informiert und den Umfang der Offenlegung auf das gesetzlich erforderliche Minimum beschränkt.

7.4 Dauer. Die Vertraulichkeitspflichten gemäss dieser Ziffer 7 gelten während der gesamten Vertragslaufzeit und für einen Zeitraum von drei (3) Jahren nach Beendigung des Vertragsverhältnisses, gleich aus welchem Grund.

7.5 Rückgabe und Vernichtung. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses oder auf Verlangen der offenlegenden Partei hat die empfangende Partei sämtliche vertraulichen Informationen einschliesslich aller Kopien unverzüglich zurückzugeben oder zu vernichten und dies auf Verlangen schriftlich zu bestätigen. Hiervon ausgenommen sind Kopien, deren Aufbewahrung aufgrund gesetzlicher oder regulatorischer Vorgaben erforderlich ist; für diese gelten die Vertraulichkeitspflichten fort.

§ 8 Datenschutz und Auftragsdatenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten (gemäss DSGVO) und die Bearbeitung von Personendaten (gemäss CH-DSG) im Rahmen dieses Vertrages werden durch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) geregelt, der individuell zwischen ciSio und dem Kunden geschlossen wird. Der AVV ist nicht Bestandteil dieser AGB und wird dem Kunden im Rahmen der Vertragsanbahnung separat zur Verfügung gestellt und unterzeichnet.

§ 9 Service Level Agreement (SLA)

9.1 Verfügbarkeit. ciSio garantiert eine Verfügbarkeit von 99 % während der Lizenzdauer. Vorübergehende Nichtverfügbarkeiten können während geplanter oder dringender Wartungsarbeiten auftreten. Wartungsarbeiten werden, wo möglich, ausserhalb der üblichen Bürozeiten in Deutschland ausgeführt. ciSio wird den Kunden nach Möglichkeit im Voraus über geplante Wartungsfenster informieren, um Störungen so gering wie möglich zu halten.

9.2 Meldung von Fehlern und Störungen. Der Kunde meldet Fehler, Störungen, Sicherheitsvorfälle und sonstige Supportanfragen ausschliesslich über das von ciSio zur Verfügung gestellte Support-Portal (nachfolgend „Support-Portal"). Reaktions- und Bearbeitungszeiten beginnen erst, sobald ein Ticket mit den erforderlichen Mindestangaben (Beschreibung des Problems, Zeitpunkt/Ablauf, betroffene Nutzer/Module, nachvollziehbare Schritte, allfällige Screenshots/Logs) im Support-Portal erfasst wurde. Ist das Support-Portal aus technischen Gründen nicht erreichbar, erfolgt die Meldung ersatzweise per E-Mail an den von ciSio angegebenen Support-Kontakt.

§ 10 Haftung

10.1 Allgemeine Haftung. ciSio haftet für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit uneingeschränkt. Für leichte Fahrlässigkeit haftet ciSio nur bei Schäden im Zusammenhang mit der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemässe Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmässig vertrauen darf).

10.2 Freistellung / Schadloshaltung. Der Kunde stellt ciSio, deren Organe, Mitarbeitende und Erfüllungsgehilfen von sämtlichen Ansprüchen Dritter (einschliesslich Betroffener und Behörden), Bussen, Schäden, Kosten und Aufwendungen (einschliesslich angemessener Anwalts- und Verfahrenskosten) frei, die aus einer fehlenden, unwirksamen oder nicht mehr bestehenden Rechtsgrundlage, einer Verletzung berufsrechtlicher Geheimhaltungspflichten (z. B. therapeutischer Schweigepflicht) oder sonstigen Datenschutzverstössen des Kunden resultieren. Die Freistellung gilt nicht, soweit der Anspruch überwiegend auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten von ciSio beruht. Diese Pflicht gilt über die Vertragsbeendigung hinaus, solange Ansprüche erhoben werden können.

10.3 Beschränkte Haftung. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung von ciSio auf die vom Kunden in den letzten zwölf (12) Monaten vor dem Ereignis bezahlten Entgelte beschränkt.

10.4 Kundenfehler. ciSio haftet nicht für Fehler des Kunden bei der Aufnahme oder Übermittlung von Gesprächsinhalten.

10.5 Transkriptions- und Zusammenfassungsfehler. ciSio übernimmt keine Haftung für Fehler, die durch die automatische Spracherkennung oder die KI-gestützte Zusammenfassung bei der Verarbeitung von Gesprächsaufnahmen entstehen. Der Kunde ist gemäss Ziffer 2.4 verpflichtet, alle erzeugten Transkriptionen und Zusammenfassungen vor ihrer Verwendung auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen.

10.6 Missbräuchliche Nutzung. ciSio haftet nicht für die Nutzung des ciSio Listeners durch den Kunden, die gegen geltendes Recht, Persönlichkeitsrechte (einschliesslich des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung von Patienten) oder andere Formen der missbräuchlichen Nutzung verstösst.

10.7 Ausschluss weiterer Haftungen. Soweit gesetzlich zulässig, haftet ciSio nicht für indirekte oder mittelbare Schäden sowie Folgeschäden. Dazu zählen insbesondere, aber nicht abschliessend, entgangener Gewinn, Umsatzeinbussen, Produktions- oder Betriebsunterbrüche, Aufwendungsersatz, Daten- oder Reputationsverluste, Ansprüche Dritter sowie Kosten für die Wiederherstellung von Daten oder Systemen. Ausserdem wird jede weitere in diesem Kapitel nicht explizit geregelte Haftung von ciSio, soweit gesetzlich zulässig, ausdrücklich ausgeschlossen.

10.8 Vertreter und Erfüllungsgehilfen. Die oben genannten Haftungsbeschränkungen gelten auch für die gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen von ciSio.

§ 11 Schlussbestimmungen

11.1 Änderungen. ciSio behält sich das Recht vor, diese AGB für bestehende Vertragsverhältnisse zu ändern, sofern Änderungen aufgrund von Gesetzesänderungen, anwendbarer Rechtsprechung oder Markt- und Geschäftsbedingungen notwendig werden. In diesem Fall informiert ciSio den Kunden per E-Mail über die geplanten Änderungen, wobei die E-Mail die aktualisierten AGB enthält oder auf diese verweist. Der Kunde kann den neuen AGB innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt der E-Mail widersprechen. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, gelten die Änderungen als angenommen. Im Falle eines Widerspruches suchen die Parteien dann eine einvernehmliche Lösung. Kommt keine Einigung zustande, steht beiden Parteien ein Sonderkündigungsrecht zu.

11.2 Anwendbares Recht. Auf das Vertragsverhältnis ist ausschliesslich deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) anzuwenden. Zwingend anwendbares Recht am Sitz/Wohnsitz des Kunden bleibt unberührt.

11.3 Salvatorische Klausel. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB einschliesslich dieser Klausel ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so wird hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen oder fehlenden Bestimmungen treten die einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen.

11.4 Gerichtsstand. Für alle Streitigkeiten sind die ordentlichen Gerichte am Sitz der ciSio GmbH (Regen, Deutschland) zuständig. ciSio ist berechtigt, den Kunden auch an dessen Sitz/Wohnsitz oder vor jedem anderen zuständigen Gericht zu belangen. Der Kunde verzichtet, soweit rechtlich zulässig, auf die Einrede der fehlenden örtlichen Zuständigkeit der für den Sitz der ciSio GmbH zuständigen Gerichte.